Checklist é uma forma de verificação das etapas de um processo que busca alcançar os objetivos desejados.
O checklist é importante pois ele coloca o profissional responsável no controle da situação, independentemente da complexidade da tarefa. Pois nele é listado tudo o que deve ser levado em consideração para que o objetivo seja alcançado.
Confira abaixo como fazer um checklist:
- Identifique qual o processo controlar com o checklist: os níveis de complexidade sempre variam: sejam eles simples ou complexos, abrangentes ou focados em um procedimento específico, para acompanhar resultados ou garantir que as normas sejam cumpridas. Os checklists podem ser usados para verificar, praticamente, qualquer coisa.
- Seu checklist precisa atender normas ou procedimentos: segmentos como segurança de alimentos, segurança do trabalho, manutenção predial, entre outros, precisam atender a normas preestabelecidas por órgãos oficiais, sob pena de multas, ou até punições mais sérias, caso não as cumpram. Além disso, é uma prática comum que empresas mapeiem e documentem as etapas do trabalho, por meio do uso, por exemplo, dos fluxogramas de processos. Dessa forma, conseguem garantir a padronização e facilitar a perpetuação pelos colaboradores.
- Forneça opções de resposta adequadas às perguntas do checklist: escolher as opções de respostas para as perguntas é uma tarefa extremamente importante para fazer o checklist. Suas perguntas não precisam ter as mesmas opções de respostas. Escolha a que faz mais sentido para trazer a informação que você está buscando e a que facilitará o trabalho do auditor de campo.
- Avalie qual a importância de cada questão do checklist: ferramentas fornecerão uma nota após o preenchimento do checklist. Essa nota está ligada às respostas fornecidas pelo avaliador, sendo determinada a partir do peso de cada pergunta. Você deve atribuir diferentes pesos às suas perguntas. Para isso, avalie qual a importância que cada uma delas têm na sua operação.
- Estabeleça uma frequência para a aplicação do checklist: checagens podem ser feitas com periodicidade diária, mensal, semestral, entre outros intervalos. O que vai ditar qual a frequência correta é o seu objetivo unido ao conhecimento sobre a operação.
- Defina um critério para avaliar se seu objetivo foi alcançado: o seu critério, pode ser a nota ao final do seu checklist, a quantidade de não conformidades, ou algum outro que faça sentido para a sua operação, mas é muito importante que você meça se está alcançando o seu objetivo.
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